Как добрите мениджъри дават обратна връзка на лошите служители

Ето как добрите мениджъри дават обратна връзка на лошите служители

Кой ръководител обича да дава обратна връзка на служители, които не се справят добре?! Не са много, но и това е част от работата. Ето как най-добрите правят това и то с голям успех.

Да вдигне ръка този, който обича да дисциплинира служители? Чува се шушукане в ъгъла…

И все пак дисциплината е крайъгълен камък за високопродуктивните компании. Без нея производителността на служителите е изложена на риск.

Но нека не поглеждаме на това негативно. Ако се провежда с конструктивен фокус към бъдещето, се осигурява последователност и насоки и се получава ценна обратна двустранна връзка, както към, така и от проблемния служител.

Най-добрите мениджъри използват разговор „на 4 очи“, за да се справят с неефективни служители и, в общия случай, такива – с проблеми в поведението. Такъв разговор най-добре се инициира от страна на ръководителя, когато се подготви добре и има план за действие. Ето как се прави:

1. Подготовка

Успешните мениджъри първо ще анализират проблема, за да разберат всички гледни точки. По време на личния разговор, отговорите на тези четири въпроса са от решаващо значение, за да „покрият гърба“ на ръководителя и да поставят правилните очаквания и показателите за отчетност на двете страни, преди да се премине напред. (Искате отговор „Да“ на всичките 4 въпроса.)

  1. Служителят разбира ли какъв е проблема?
  2. Служителят разбира ли наистина очакваното от него ниво на производителност?
  3. Служителят разбира ли напълно какво ще се случи, ако стандартите за производителност не бъдат спазени?
  4. Вие, като мениджър, разбрахте ли всички факти? Кой, какво, къде, кога, защо и как?

2. Кога, къде и как?

Добрите ръководители не отлагат. Те са проактивни и целят да решат проблема по-скоро отколкото по-късно. Също така те са достатъчно мъдри да изчакат, когато страстите са нажежени и да се захванат със ситуацията, едва когато нещата са се пооталожили. Кой е най-добрият вариант? Някои мениджъри предпочитат да се заемат с проблемите в края на деня, в края на смяната, в края на седмицата или точно преди известно спиране на работата. Най-умните лидери вземат предвид какъв ефект би имала подобна дискусия върху екипа. Големите мениджъри винаги ще уважат личното пространство и дискретността. Някои предпочитат неутрална локация; други ще улеснят служителя, отивайки до неговото работно място, ако е достатъчно уединено.

3. Коуч и съветник

Великите мениджъри са изключителни коучове. Те излагат проблема, искат съгласие и работят за взаимно решение с параметри за последващи действия, с които и двете страни се съгласяват. Те коучват и съветват с тези принципи:

  • Обсъждайте проблемите в продуктивността, а не човека;
  • Ограничете дискусията до факти, без предположения;
  • Бъдете обективни – подгответе се с документи и данни;
  • Посочете ясно какво е приемливо и как да го постигнете;
  • Слушайте и позволете на служителя да „си излее душата“;
  • Споделете вината, ако е необходимо;
  • Фокусирайте се в бъдещето, не в миналото;
  • Намерете по-добър начин. Използвайте отворени (коучинг) въпроси, за да предразположите служителя към преосмисляне и разговор;
  • Утвърдете идеите на служителите си и, когато е възможно, добавете вашите предложения за подобрения. (Не ги обезкуражавайте, като им казвате, че постоянно грешат.);
  • Позволете им да се защитят;
  • Обобщете казаното и на какво сте се съгласили двустранно;
  • Запишете го, ако си струва;
  • Завършете с голяма увереност, че подобрението може да се случи. Бъдете на разположение и ги насърчавайте да ви търсят, когато е необходимо;
  • Проследявайте. Насрочете време и място за проследяване на прогреса.

4. Изправяне пред отказ или съпротива

Някои проблемни служители – всички имаме такива – може наистина да подложат на изпитание търпението на хората и да отрекат, че са основата на проблема. Когато добрите ръководители се сблъскат с подобна съпротива, първото нещо, което правят, идва от тяхната висока емоционална интелигентност: остават спокойни, хладни и обективни. Те ще използват повторение (със спокоен и уверен глас), което помага да останат фокусирани и наложат позицията си. Това, което никога няма да ги видите да правят, е да се извиняват. Това помага да се избегне капана на ненужното спорене. Когато си имат работа с „развалена грамофонна плоча“ на отричане, добрите мениджъри дори могат да признаят това, както и всяка критика, хвърлена към тях, и така ще се противопоставят на контраатака (което свежда до минимум риска от въвличане в драмата на служителя).

Вашият служител е смущаващ и има генерален проблем с поведението. Ами сега?

Добре, знам какво ще кажете. „До сега да съм го уволнил!“ Но почакайте! Преди да дръпнете спусъка, колкото и трудно и нелогично може да ви прозвучи – проявете повече сдържаност! Ако никой не е в опасност и работното място не е враждебна среда, може да имате талантлив и квалифициран служител – макар и безумен и грубоват – който може да се възползва от някои строги граници и дисциплина. Така биха постъпили добрите мениджъри, виждащи потенциала в техните несъвършени хора. Помислете първо над тези възможности:

  • Както бе споменато по-горе, винаги свързвайте проблема с поведението директно и конкретно с изпълнението;
  • Задавайте много въпроси, за да разкриете сърцевината на проблема. Повечето пъти, след известна дискусия, служителят ще потвърди, че той е проблемът, понеже ръководителят му го е назовал и са стигнали до истината. Някои служители дори може като резултат сами да се измъкнат от компанията, спестявайки мъката на всички. Но им дайте шанс да признаят грешките и да изразят съжаление;
  • Изискайте ангажимент и подгответе 60 или 90-дневен договор за подобряване на производителността на служителя;
  • Спазвайте установените HR-указания и фирмената политика, за да останете в съответствие със закона. Документирайте всичко;
  • Покажете връзката на служителя – посочете резултатите и влиянието на проблемите в поведението в рамките на проблем с производителността;
  • Накрая, ако нищо не помогне и лошото поведение продължи, отстранете служителя и то бързо.

Подобни теми за разискване са обичайни за собствениците на бизнес, които се събират на месечните работни срещи на Алфа Груп. Тази статия е публикувана от Marcel Schwantes в Inc.com

Напомняме, че във всяка Алфа група може да участва само по един представител от бранш, затова местата на участниците са ограничени до 20. Побързайте да заемете Вашето място преди конкурентите си и се запишете за участие ОЩЕ СЕГА! Следващата среща на Алфа Груп ще се проведе:

 

За повече информация, може да обърнете внимание на често задаваните въпроси и да се свържете с Вашия регионален директор от нашия екип. График на срещите до края на годината може да намерите тук.

 

%d bloggers like this: